Kiebitz Mahlzeiten-Service
Digitalisierung

Kiebitz Mahlzeitenservice

Digitalisierung eines Dienstleistungsprozesses

Der Mahlzeitendienst des Non-Profit-Unternehmens Kiebitz galt es zu digitalisieren. Die Aufgabe war ein Paradebeispiel dafür, wie digitalisierte Prozesse und Lösungen Menschen entlasten können. Gerade wenn es um eine Vielzahl von kleinen Aufgaben geht, die nicht vergessen werden dürfen und unverzichtbar sind, damit alle Rädchen ineinander greifen und reibungslos funktionieren, helfen digitale Mittel, mehr Zeit fürs Wesentliche zu schaffen.


Was früher mittels Handzettel und Excel-Listen mit verschiedenen losen Enden zu bewältigen war, passiert nun in einem System, zu dem alle zugreifen können. Die Planung, die Küche, die Chauffeure und schlussendlich die Finanzabteilung jonglieren nun nicht mehr zusätzlich zu Ihren Aufgaben mit einem Stapel Handzettel sondern können sich auf ein funktionierendes System verlassen, das immer aktuelle Daten enthält.

Lösung

Der Mahlzeitenservice von Kiebitz läuft heute zuverlässig auf einem digitalen System: Von der Erstanmeldung über die Menu- und Tourenplanung, über die Auslieferung und den Rechnungsversand - die ganze Dienstleistung ist digital abgebildet. Dies ist ein Paradebeispiel dafür, wie digitalisierte Prozesse und Lösungen Menschen entlasten können.

Leistungen

 

  • Nutzerforschung
  • Requirements Engineering
  • User Experience Design
  • Solution Design
  • Testing


 

Ausgangslage

“Heute kein Dessert für Rita” oder “Max ist diese Woche in den Ferien”. Was sich nach einer kleinen Sache anhört, ist heute glücklicherweise ganz einfach. Das war jedoch nicht immer so. Vor der Einführung des digitalen Mahlzeitendienst-Systems mussten alle Bestellungen, Änderungen oder Annullierungen von Hand weitergegeben werden. Es musste sichergestellt werden, dass die Bereitstellungslogistik funktionierte (Bestellungen, Weiterleitung an Küche, Produktion in der Küche, Verpackung und Bereitstellung).


Anschliessend war die Routenplanung und die Auslieferung gefordert, die Kund:innen mit der richtigen Bestellung zu bedienen. Natürlich so, dass möglichst wenig Zeit zwischen Bereitstellung und Auslieferung vergeht - es galt, das Essen warm und in bester Qualität auszuliefern. Man operierte mit Notizzetteln, Routenplänen von Hand und halb-digital mit verschiedenen Versionen von XLS-Listen. Für den verantwortlichen Planer liefen morgens zwischen 6 und 9 Uhr die Drähte heiss und es galt, bei der grossen Anzahl an Änderungen einen kühlen Kopf zu bewahren.

Vorgehen

Wir starteten mit einer Bestandesaufnahme der Bedürfnisse bei Kiebitz vor Ort und erhoben die Anforderungen. Darauf basierend entwickelten wir ein Konzept und eine UX-Architektur. Bald darauf hatten wir die Fakten auf dem Tisch: Es galt abzuwägen “make or buy” - das heisst, es galt zu entscheiden, ob es sinnvoller und nachhaltiger wäre, eine Software selber zu entwickeln oder eine allenfalls bestehende Software einzukaufen.


Mit “Odoo” fanden wir ein Produkt, welches die Bedürfnisse der Kundin ideal abdeckte. Gemeinsam mit dem Implementierungspartner Abilium setzten wir unser Konzept mit Odoo um und Kiebitz testete gleich live alle Funktionen. Qualitätssichernd begleiteten wir diese Phase bis zur finalen Abnahme durch den Kunden.

”

Der stressigste, mühsamste Koordinationsteil meiner Arbeit morgens zwischen 6 und 9 Uhr ist komplett weggefallen. Ich komme morgens zur Arbeit und alle Prozesse sind bereits erfolgreich angelaufen und ich kann mich aufs Wesentliche fokussieren!

Stefan Bregenzer

Leiter Mahlzeitendienst

Umsetzung und Lösung

Heute nimmt ein System dem Mahlzeitendienst viele kleine, aber wichtige Arbeits- und Koordinationsschritte ab. Und das von A - Z. Das heisst von der Bestellverwaltung mit eingebautem CRM, über Transport- und Lieferlogistik bis zur Verrechnung kommt alles aus einer Hand, respektive aus einem System. Sogar Statistiken sind möglich. Für Kiebitz entstehen weniger Redunanzen und vergessene Prozessschritte gehören der Vergangenheit an.

Erfolgsfaktoren

 

  • Alle Daten sind nun zentral an einem Ort
  • Keine manuellen Prozesse mehr, d.h. keine verschiedenen Versionen von Excel-Listen und Ausdrucken, keine Zettelwirtschaften mehr
  • Ressourcenschonendes Vorgehen, zielorientierte Arbeitsweise
  • Die Maschine übernimmt die Routinearbeit und die Menschen können sich auf das Wesentliche fokussieren.

 

Pain Points & Learnings

 

  • Eine sorgfältige Evaluation ist bei einer “make or buy”-Entscheidung zentral, weil gerade beim “buy” viele Unbekannte mit im Spiel sind.
  • Ein Abgleich zwischen den tatsächlichen Anforderungen und dem Angebot der vorhandenen Lösungen ist aufwändig und kann oft erst mit einem Proof-of-Concept-Ansatz sicher beantwortet werden.
  • Komplexe Thematik mit vielen Abhängigkeiten. Details machen grosse Unterschiede aus. Es gilt, wirklich nichts zu vergessen.
  • Die Umsetzung gleich mit zwei Partnern (mit Drittpartner direkt die Implementierung) anzupacken, war für unseren Kunden etwas ungewohnt. Dafür war das Vorgehen sehr schlank und effizient in jeglicher Hinsicht. 

 

Wer ist Kiebitz?

Kiebitz begleitet Menschen in beruflichen Veränderungsprozessen mit themenbezogenem Coaching, mit qualifizierenden Kurs- und Weiterbildungsangeboten sowie dem Aufbau der Arbeitsfähigkeit in Trainingsarbeitsplätzen. Alle Massnahmen sind ressourcen- und lösungsorientiert und auf das Ziel ausgerichtet, Menschen in den ersten Arbeitsmarkt zurückzuführen.


Kiebitz betreibt einen Mahlzeitenservice welcher Schulen, Institutionen und Privatkunden in der Region Basel mit Mahlzeiten beliefert, die im Gastronomiebetrieb «Cocotte» produziert werden. Der Mahlzeitenservice ist Logistikpartner der Lebensmittelhilfe „Tischlein deck dich“ Nordwestschweiz und übernimmt zudem interne Transportdienste für externe Auftraggeber. Der Kiebitz Mahlzeitenservice verfügt über sieben Transportfahrzeuge unterschiedlicher Grösse und eine logistische Infrastruktur.

Starten Sie jetzt Ihre digitale Erfolgsgeschichte!
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