Von Projektmanagement-Softwares bis hin zu Tools zur Aufgabenverfolgung gibt es mittlerweile zahlreiche Hilfsprogramme, mit denen Unternehmen ihre Arbeitsabläufe rationalisieren und die Produktivität steigern können.

Ein Vorteil bei der Verwendung von Technologie für das Arbeitsmanagement besteht darin, dass die Überwachung von Aufgaben in Echtzeit möglich ist. So wird transparent, in welchem Stadium sich eine Aufgabe befindet, wer sie betreut und ob sie auf dem richtigen Weg ist, um rechtzeitig abgeschlossen zu werden. Potenzielle Engpässe oder Verzögerungen können so erkannt und unterstützende Korrekturmassnahmen rechtzeitig ergriffen werden.

Durch die Verwendung von Technologie reduziert sich ausserdem auch die mentale Belastung: Wir müssen uns nicht darum kümmern, welches die nächsten Schritte sind und wer diese anpacken muss; der Prozess führt uns bereits richtig. Somit werden Prozesse nicht einfach dokumentiert, sondern implementiert. Beispielsweise hilft eine Projektmanagement-Software dabei, Aufgaben automatisch an Teammitglieder zuzuweisen (z.B. Kanban-Board in Jira, Microsoft Planner, Trello usw.) oder die Erstellung von Projektplänen zu automatisieren. So gewinnen wir Zeit für Wichtigeres und können uns auf das Wesentliche fokussieren.

Eine klare und effektive Kommunikation trägt dazu bei, dass Aufgaben richtig verstanden und effizient erledigt werden. Ein offenes und transparentes Miteinander hilft ausserdem, Missverständnisse oder Fehlkommunikation zu vermeiden.

Durch die Nutzung regelmässiger Meetings, beispielsweise Daily oder Weekly Meetings verbessert sich unter anderem die Kommunikation am Arbeitsplatz. Zudem lohnt es sich, klare Kommunikationswege zwischen den Teammitgliedern einzurichten und sicherzustellen, dass sich alle ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten bewusst sind. PS: Damit die Dailys auch wirklich produktiv sind, ist es wichtig, dass sie stark moderiert und in einem festen Zeitrahmen stattfinden.

Nebst dem persönlichen soll auch der schriftliche Austausch zwischen den Mitarbeitenden hürdenlos und einfach funktionieren. Wo früher E-Mails wie in Einbahnstrassen hin- und hergeschickt wurden, gibt es heute erweiterte Möglichkeiten, welche die flüssige und offene Kommunikation zwischen mehreren Personen ermöglichen. Bei YOO vertrauen wir diesbezüglich beispielsweise auf Microsoft Teams und Slack.

Durch die Festlegung klarer Vorgaben und Ziele können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Teammitglieder genau wissen, worauf sie hinarbeiten. So fokussiert das Team seine Bemühungen und stellt sicher, dass Aufgaben effizient und effektiv erledigt werden.

Zu einer klaren Zielsetzung gehört auch, grössere Ziele in kleinere, überschaubarere Aufgaben aufzuteilen. Dies trägt dazu bei, den Fortschritt sichtbarer zu machen und ermöglicht den Teammitgliedern, beim Erledigen von Teilprojekten Erfolgserlebnisse zu spüren.

Unser Fazit: Optimiertes Work Management für nachhaltigen Erfolg.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Arbeitsmanagement ein zentraler Dreh- und Angelpunkt jedes Unternehmens ist.
Durch den Einsatz dieser drei Pfeiler — Technologie, die Verbesserung der Kommunikation und das Setzen klarer Ziele — können Unternehmen ihre Produktivität erheblich steigern und qualitativ bessere Ergebnisse erzielen. Dies hat mehrere positive Effekte:

• Produktivitätssteigerung: Effizientere Prozesse und klar definierte Ziele führen zu höherer Produktivität.
  
• Verbesserte Teamdynamik: Klare Kommunikation und strukturierte Aufgabenverteilung stärken den Zusammenhalt und die Zusammenarbeit im Team.
• Bessere Ressourcennutzung: Durch den Einsatz von Technologie werden Ressourcen optimal genutzt und Engpässe rechtzeitig erkannt.
• Reduktion Mentaler Belastung: Durch strukturierte Prozesse und klare Aufgabenverteilung wird die mentale Belastung der Mitarbeitenden reduziert, was zu weniger Stress und höherer Zufriedenheit führt.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Gut implementierte Work-Management-Systeme ermöglichen es Unternehmen, schnell und flexibel auf Veränderungen und neue Anforderungen zu reagieren.

Indem Unternehmen diese Strategien umsetzen, können sie nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch eine positive und produktive Arbeitsumgebung schaffen. Dies setzt wertvolle Ressourcen frei, die für kreative und strategische Aufgaben genutzt werden können, die das Unternehmen voranbringen.

Hast du konkrete Fragen zu «Work Management» und zu unterstützenden Tools dafür?

Wir beraten dich gerne! Du erreichst uns unter hello@yoo.digital.